авторефераты диссертаций БЕСПЛАТНАЯ  БИБЛИОТЕКА

АВТОРЕФЕРАТЫ КАНДИДАТСКИХ, ДОКТОРСКИХ ДИССЕРТАЦИЙ

<< ГЛАВНАЯ
АГРОИНЖЕНЕРИЯ
АСТРОНОМИЯ
БЕЗОПАСНОСТЬ
БИОЛОГИЯ
ЗЕМЛЯ
ИНФОРМАТИКА
ИСКУССТВОВЕДЕНИЕ
ИСТОРИЯ
КУЛЬТУРОЛОГИЯ
МАШИНОСТРОЕНИЕ
МЕДИЦИНА
МЕТАЛЛУРГИЯ
МЕХАНИКА
ПЕДАГОГИКА
ПОЛИТИКА
ПРИБОРОСТРОЕНИЕ
ПРОДОВОЛЬСТВИЕ
ПСИХОЛОГИЯ
РАДИОТЕХНИКА
СЕЛЬСКОЕ ХОЗЯЙСТВО
СОЦИОЛОГИЯ
СТРОИТЕЛЬСТВО
ТЕХНИЧЕСКИЕ НАУКИ
ТРАНСПОРТ
ФАРМАЦЕВТИКА
ФИЗИКА
ФИЗИОЛОГИЯ
ФИЛОЛОГИЯ
ФИЛОСОФИЯ
ХИМИЯ
ЭКОНОМИКА
ЭЛЕКТРОТЕХНИКА
ЭНЕРГЕТИКА
ЮРИСПРУДЕНЦИЯ
ЯЗЫКОЗНАНИЕ
РАЗНОЕ
КОНТАКТЫ

Борис васильевич методология формирования документационного обеспечения деятельности организации на основе лексикологического синтеза

На правах рукописи

УДК 005.92:004.91 Черников Борис Васильевич МЕТОДОЛОГИЯ ФОРМИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ НА ОСНОВЕ ЛЕКСИКОЛОГИЧЕСКОГО СИНТЕЗА Специальность 05.25.05 – Информационные системы и процессы

АВТОРЕФЕРАТ

диссертации на соискание ученой степени доктора технических наук

Москва – 2010

Работа выполнена в Государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Государственный университет управления» Научный консультант – доктор технических наук, доктор экономических на ук, профессор Карминский Александр Маркович

Официальные оппоненты: доктор технических наук, профессор Квасницкий Виктор Николаевич доктор технических наук, профессор Черемных Станислав Владимирович доктор технических наук, профессор Гагарина Лариса Геннадьевна

Ведущая организация: Институт проблем информатики Российской академии наук (ИПИ РАН)

Защита состоится 2010 г. в часов на заседании диссер тационного совета Д 219.007.02 во ФГУП «Всероссийский научно исследовательский институт проблем вычислительной техники и информати зации» (ВНИИПВТИ) по адресу: 115114, Москва, 2-й Кожевнический пер., дом 8, ауд. 213.

Ваш отзыв на автореферат в 1 экз., заверенный печатью, просим высылать по указанному адресу.

С диссертацией можно ознакомиться в библиотеке ВНИИПВТИ.

Адрес: 115114, Москва, 2-й Кожевнический пер., дом 8, стр. 1.

Автореферат разослан « » 2010 г.

Телефон для справок: (_)

Ученый секретарь диссертационного совета Д 219.007. кандидат экономических наук П.П.Гвритишвили Актуальность исследования. Производственная деятельность любого предприятия или организации неразрывно связана с реализацией управлен ческих решений, процесс выработки которых опирается на информационное обеспечение. В связи с этим чрезвычайно важен обмен своевременной и точной информацией, в большей степени формируемой на основе предвари тельно подготовленных в бумажном или электронном варианте документов.

При этом в ст. 209 Трудового кодекса Российской Федерации производст венная деятельность определяется как «совокупность действий работников с применением средств труда, необходимых для превращения ресурсов в гото вую продукцию, включающих в себя производство и переработку различных видов сырья, строительство, оказание различных видов услуг». Это обуслов ливает необходимость распространения исследования не только на сферу материального производства, но и на нематериальное производство, напри мер, здравоохранение, образование, государственное управление и др.

В настоящее время при подготовке текстовых документов в большин стве случаев применяются офисные приложения, использующие технологию прямого ввода исполнителями необходимой информации с клавиатуры, что увеличивает трудозатраты, необходимые для формирования документов.

Кроме того, набору текста часто сопутствует появление технических погреш ностей, а соответствие правилам оформления полностью возлагается на ис полнителя, что предопределяет возможность снижения качества создаваемых документов. Особое значение фактор качества приобретает при создании до кументов справочно-информационного и организационно-распорядительного характера, поскольку эти документы являются либо основой для подготовки управленческих решений, либо непосредственно содержат такие решения.

Следовательно, для повышения эффективности поддержки процессов приня тия решений в современных условиях необходим пересмотр традиционных технологий формирования документов на основе современных методов фор мирования, хранения, защиты, передачи и представления информации.

Актуальность данного исследования обусловлена необходимостью соз дания методологии формирования документационного обеспечения произ водственной деятельности организаций на базе перспективных информацион ных технологий, повышающих роль автоматизированной составляющей в процессе создания документов. На этой основе становится реальным качест венное изменение технологии труда работников, занятых в системе обеспече ния деятельности современных организаций. Важность современных иссле дований в области совершенствования средств и методов формирования до кументов возрастает в связи с реализацией Федеральной целевой программы «Электронная Россия», направленной на автоматизацию государственного управления как на федеральном, так и на региональном уровнях. Значитель ного усиления научного обеспечения, включая методологическое и методиче ское, требуют проблемы, связанные с информационной поддержкой управ ленческих решений, основанных на документационном обеспечении деятель ности организаций. Дополнительным фактором усиления актуальности на стоящего исследования является его значимость в условиях инновационного развития экономики, которым придается особое значение, вплоть до руково дителей высшего государственного уровня. Это объясняется тем, что после этапов разработки и непосредственной реализации инновационных изделий, а также вслед за коммерциализацией инноваций следует этап распространения разработок на рынках сбыта, и, в том числе, – на внешнем рынке. В этом слу чае обязательным условием является обеспечение изделия документацией в электронной форме. Методология формирования документационного обеспе чения на основе лексикологического синтеза как раз позволяет сократить тру дозатраты на подготовку необходимых документов, обеспечивая при этом требуемое качество создаваемой документации.



Решению данной проблемы в значительной мере способствуют положе ния, которые развиваются в данной работе:

• разработка методологии подготовки слабоформализуемых докумен тов, обеспечивающих поддержку деятельности организаций, на основе лек сикологического синтеза;

• совершенствование методических аспектов повышения защищенности документов при информатизации деятельности;

• развитие подходов к обеспечению хранения документов, снижающих нагрузку на системы хранения информации в организациях.

Учитывая возросшие требования к качеству и продолжительности под готовки документов, а также к повышению уровня защищенности докумен тальной информации, проблематика данной работы является актуальным на правлением научного исследования и практического внедрения. Разработка и внедрение предлагаемой методологии позволит усовершенствовать техноло гию, повысить оперативность создания и качество документов, подняв, тем самым, уровень информационного обеспечения процессов подготовки управленческих решений в организациях.

Степень разработанности проблемы. Отдельные вопросы развития систем документационного обеспечения на производстве и в различных об ластях деятельности рассматривались в работах российских и зарубежных ученых, приведенных в библиографии к диссертационной работе. Среди наиболее значимых следует выделить создание теоретических основ и прак тических методов:

• информационной поддержки процессов принятия решений при орга низации производственных процессов;

• методов и инструментария документационного обеспечения управления;

• кибернетики, информатики, информационных технологий и систем.

Различные аспекты информационного и документационного обеспече ния деятельности организаций, неоднократно рассматривались многими оте чественными и зарубежными специалистами. В частности, в работах С.В. Бессонова, Л.М. Бойцова, В.В. Дика, К.А. Кострикина, М.В. Ларина, Ю.Ю. Липко, В.Р. Милова, Е.Ю. Силантьевой, Ю.Ф. Тельнова, Е.В. Фатуе вой, А.Ю. Чуковенкова, В.Ф. Янковой проведен анализ систем информаци онного и документационного обеспечения организаций. Многие аспекты безопасности информационных систем рассматривались в работах Д.П. Зегжды, В.А. Конявского, К. Мандиа, Я.Г. Милославской, К. Просиса, М.Ф. Савельева, А.И. Толстого, Х. Ямамото. Методы сокращения объемов хранимой информации представлены в работах 3. Арнавута, Р. Ахуджы, Р.

Баеза-Ятса, С.А. Биллингса, Р.Н. Богатова, А.В. Кадача, С. Магливераса, М. Махони, Г. Наварро. В последние годы активны исследования (А.Е. Ер маков, В.В. Плешко, И.П. Кузнецов, А.Г. Мацкевич, В.Ф. Хорошевский), на правленные на автоматизированный анализ текстов. Однако такие работы охватывают анализ уже существующих документов и не рассматривают во просы их создания. Некоторые аспекты автоматизированного формирования документов затрагиваются в работах Б.П. Позина, А.Н. Новичкова, И.В. Га лахова, А.Н. Валикова, однако данных исследования направлены на подго товку только программной документации или преобразования документаль ной информации на основе оперирования блочными структурами данных с использованием подготовленных шаблонов.

Несмотря на значительное количество исследований, связанных с разра боткой методологических подходов, методов, методик и технологий, научную обоснованность проблематики документационного обеспечения производствен ных процессов и процессов создания документов в целях информационной под держки деятельности организаций нельзя признать достаточной. Вопросы авто матизированного формирования текстовых документов, обеспечивающих про цесс принятия управленческих решений, как и проблемы разработки методоло гии, методов и информационных технологий синтеза текстовых документов, рассмотрены недостаточно глубоко и полно.

Исходя из текущего состояния проработки проблем документационного обеспечения процессов управления, можно сделать вывод о целесообразности проведения исследований в направлении развития технологий автоматизиро ванного формирования документов, обеспечивающих процессы основной деятельности, а также процессы принятия управленческих решений в органи зациях и на предприятиях. Сочетание перспективных тенденций в методоло гии документационного обеспечения – совместных методологических и тех нологических возможностей информационных технологий, аналитических принципов и развития инструментария – при использовании системного подхода к информационному обеспечению процесса подготовки решений в условиях динамичного макро- и микроэкономического окружения организа ций открывает новые перспективы как теоретического, так и практического характера. Это обусловило выбор темы диссертационного исследования, его цели, задачи и круг рассматриваемых вопросов.

Целью диссертационного исследования является разработка методо логии создания автоматизированной системы документационного обеспече ния деятельности организаций на базе новых информационных технологий.

В интересах достижения поставленной цели представляется необходи мым решение следующих задач:

• разработка концептуальных положений в интересах формирования комплексного решения проблемы документационного обеспечения деятель ности организаций благодаря автоматизации основных этапов жизненного цикла документов, прежде всего их создания, защиты и хранения;

• разработка методологии автоматизированного формирования доку ментов, связанных с управленческой и производственной деятельностью, на основе их синтеза;

• формирование методической базы технологии автоматизированного формирования слабоформализуемых документов на основе лексикологиче ского синтеза;

• создание модели разработки технологии автоматизированного форми рования комплекса документов на основе лексикологического синтеза в рам ках концепции информатизации документационного обеспечения;

• разработка средств повышения защищенности слабоформализуемых документов, формируемых для поддержки деятельности организаций;

• развитие методов хранения документов организации, обеспечивающей снижение нагрузки на системы хранения информации;

• совершенствование методов оценки эффективности информатизации документационного обеспечения деятельности организаций.

Объектом исследования является информационное обеспечение дея тельности предприятий и организаций на основе комплекса документов, обеспечивающих поддержку процессов принятия управленческих решений.

Предмет исследования – методы и технологии создания слабоформа лизуемых документов.

Методологической и информационной основой исследования слу жат содержащиеся в фундаментальных и прикладных исследованиях отече ственных и зарубежных авторов теоретические положения, методологиче ские принципы и выводы, в которых отражены проблемы документационно го обеспечения управления и документальной поддержки деятельности ор ганизаций, информационных систем и технологий в экономике, информати зации бизнеса, методов подготовки и принятия управленческих решений.

В процессе исследования применялся методический аппарат системно го анализа, информационных технологий, методов моделирования процес сов, поддержки принятия решений, теории множеств, конечных автоматов.

Обработка информации, ее анализ, моделирование и экспериментальная проверка осуществлялись с использованием оригинальных и стандартных программных продуктов, в том числе специальных программных модулей, разработанных автором.

Диссертационная работа по своему содержанию соответствует пунк там 3, 5 и 7 Паспорта специальности 05.25.05 – информационные системы и процессы.

Информационную базу исследования составили научные работы уч реждений Российской академии наук (Институт системного анализа, Инсти тут проблем управления, Институт проблем информатики) и других учреж дений страны, нормативные документы федеральных органов, данные, опуб ликованные в периодических изданиях и научных сборниках Российской Федерации, производственная и управленческая документация российских промышленных предприятий и организаций различного профиля деятельности, а также результаты личных исследований автора.

Научная новизна исследования состоит в разработке и развитии ме тодологических и технологических основ информатизации процессов созда ния слабоформализуемых документов, используемых в процессе управления и поддержки деятельности предприятий и организаций, с целью снижения трудозатрат и повышения эффективности обработки документов на основе новой информационной технологии – лексикологического синтеза.

Наиболее существенные научные результаты, полученные автором и обладающие научной новизной, заключаются в следующем:

1. Разработана методология автоматизированного формирования сла боформализуемых документов организации, обеспечивающих поддержку управленческой деятельности и производственных процессов, на основе лек сикологического синтеза. Отличительной особенностью методологии явля ется использование синтеза, в то время как традиционные методы подготов ки текстовых документов опираются на текстовые процессоры и редакторы, применяя технологию прямого ввода информации с клавиатуры. На способ лексикологического синтеза документов получен патент. Методология реа лизована в виде зарегистрированных программных комплексов автоматизи рованного формирования слабоформализуемых документов.

2. Построена модель разработки технологии автоматизированного фор мирования слабоформализуемых документов на основе лексикологического синтеза. Особенностью предлагаемой модели является формализация структу ры процесса разработки и комплексность подхода к оптимизации методов формирования документационного обеспечения деятельности организаций.

3. Обоснован новый подход к классификации информации при автома тизированном формировании документов и обработке содержащейся в них информации. В отличие от традиционных схем классификации информации на постоянную и переменную предлагается дополнительная классификация переменной информации на три категории с выделением в отдельный тип унифицированной переменной информации (наряду с переменной вводимой и неунифицированной информацией). Это позволяет осуществить привязку опорных слов к используемым формулировкам документа, сохраняемым в базе данных организации.

4. Предложена технология сокращения объема передаваемого инфор мационного пакета с одновременным снижением вероятности несанкциони рованного ознакомления с содержанием документа. Технология позволяет повысить защищенность слабоформализуемых документов, в том числе при их передаче по каналам связи в рамках информационного обмена организа ций с внешними адресатами. Отличием предлагаемой технологии является формирование индексного документарного пакета в процессе создания до кумента, а не по окончании его формирования. Технология защищена патен том и апробирована в зарегистрированных программных комплексах.

5. Предложен новый подход к сокращению объемов документов, обеспе чивающий снижение нагрузки на системы хранения информации организаций.

Отличительной особенностью предлагаемого подхода является внедрение про цедуры формирования документарной индексной последовательности в про цесс создания документа.

6. Создан методический аппарат поддержки системы формирования слабоформализуемых документов на основе лексикологического синтеза.

Предложен метод систематизации информации при проведении экспертных обследований, определены требования к документированию получаемых данных. Отличием предложенного метода является распространение особен ностей подготовки данных при разработке технологии лексикологического синтеза на процедуру обследования организаций.

7. Предложена унифицированная модель информационного обмена ор ганизаций с использованием слабоформализуемых документов, учитывающая стандартизованную категорийность данных и предусматривающая возмож ность расширения границ обмена документами в соответствии с требования ми Федеральной целевой программы «Электронная Россия». Особенностью предложенного подхода является возможность распространения технологии синтеза документов на межведомственный информационный обмен организа ции с внешними контрагентами, включая органы государственной власти.

8. Усовершенствован методический аппарат оценки эффективности информатизации документационного обеспечения производственных про цессов на основе сопоставительного анализа объемов информационных по токов. Обосновано повышение эффективности при переходе на автоматизи рованное формирование слабоформализуемых документов благодаря увели чению объема данных, относящихся к категории унифицированной пере менной информации. Отличием предложенного подхода является возмож ность априорной оценки целесообразности использования лексикологиче ского синтеза документов.

Применение разработанных методологических принципов и технологи ческих способов позволяет повысить эффективность подготовки и обработки документов, обеспечивающих деятельность предприятий и организаций раз личного профиля, в интересах их устойчивого функционирования и развития.

Практическая значимость исследования заключается в том, что разра ботанная методология формирования документационного обеспечения дея тельности организаций, основанная на использовании лексикологического син теза, обеспечивает повышение качества слабоформализуемых документов при сокращении трудозатрат, необходимых для их создания. Разработанные мето ды и технологии позволяют существенно повысить оперативность и эффектив ность деятельности организаций, презентативность документационного обес печения деятельности. Проведен анализ результатов практического примене ния предложенных методов к деятельности организаций и формированию ор ганизационно-распорядительных документов, а также документов, сопровож дающих деятельность промышленных предприятий, лечебных учреждений и высших учебных заведений. В работе показано, что технология лексикологиче ского синтеза позволяет сократить трудозатраты, необходимые для формиро вания документов, до 2,5-3 и более раз благодаря увеличению объемов доку ментарных потоков унифицированной информации в 5-9 и сокращению не унифицированной информации в 3-5 раз. Проведенные исследования позволи ли сформировать концептуальные положения и предложить комплексное ре шение проблем документационного обеспечения деятельности организаций на основе автоматизации основных этапов жизненного цикла документов (созда ние, защита, хранение). Предложенные положения реализованы при разработке комплексов документационного обеспечения ряда организаций.





Основные предложения, выводы и рекомендации работы формируют теоретическую, методологическую и методическую базу для дальнейших ис следований в области совершенствования процессов, направленных на по вышение качества информационного обеспечения управления, производст венных процессов, функционирования предприятий и организаций. Практи ческая значимость полученных результатов исследования обусловливается масштабностью их применения в развитой системе электронного документо оборота государства, в различных ведомственных и межведомственных ин формационных системах, включая предусмотренные Федеральной целевой программой «Электронная Россия».

Полученные результаты целесообразно использовать при разработке отраслевых и межотраслевых унифицированных систем документации, при создании автоматизированных систем управления электронными докумен тами, при выработке требований к информационным системам подготовки документов. Они также предлагаются к использованию в учебном процессе при изучении ряда практически значимых учебных дисциплин в традицион ных курсах технических и экономических специальностей вузов по доку ментационному обеспечению управления, информатизации деятельности предприятий и организаций, а также в специализированных курсах в рамках магистратуры, аспирантуры и бизнес-образования.

Апробация и внедрение результатов исследования. Практические рекомендации, изложенные в диссертационном исследовании, внедрены на ряде предприятий и в организациях (ФГУП «Научно-производственная кор порация «Государственный оптический институт им. С.И. Вавилова», ФГУ «30 ЦНИИ Минобороны России», ВВА им. Ю.А. Гагарина, ООО «АНТ информ» и др.). Разработаны программные комплексы для автоматизирован ного формирования организационно-распорядительных документов, а также документов медицинских учреждений, на которые получены пять свиде тельств РФ об официальной регистрации программ для ЭВМ. Два предло женных способа защищены патентами, еще по одному изобретению ведется работа, получена приоритетная справка.

Материалы диссертации внедрены и составляют методическую основу учебных дисциплин, использованы в учебном процессе вузов при подготовке программ, методических и учебных пособий, проведении лекционных и практических занятий по дисциплинам «Методология автоматизации доку ментационного обеспечения управления», «Информационные технологии управления», «Информационные технологии поддержки риск-менеджмента» при постановке учебных курсов для студентов экономических специально стей в Государственном университете управлении, а также учебных курсов «Проектирование информационных систем», «Автоматизированные инфор мационные системы в экономике» и «Информационные технологии управ ления» в Московском государственном институте электронной техники (технический университет).

Основные теоретические и методологические положения диссертации, полученные автором, докладывались и обсуждались на 15 Всероссийской конференции «Актуальные проблемы управления» (Москва, 2000), Между народной научно-практической конференции «Актуальные проблемы управ ления» (Москва, 2000 и 2004), VIII Международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе: проблемы госу дарственного регулирования ДОУ при переходе на электронные техноло гии» (Москва, 2001), Межвузовской научной конференции «Наука и цивили зация на рубеже XX-XXI веков» (Москва, 2001), Всероссийской межвузов ской научно-практической конференции «Актуальные проблемы информа тизации. Развитие информационной инфраструктуры, технологий и систем» (Москва, 2007 и 2008), VI конгрессе «Инфодокум-2008» «Эффективный до кументооборот в управлении бизнесом» (Москва, 2008), Третьей междуна родной конференции «Управление развитием крупномасштабных систем» MLSD’2009 (Москва, 2009), а также на ряде семинаров в организациях нау ки, производства, бизнеса и образования.

Публикации. По тематике диссертации опубликовано 89 работ объ емом свыше 360 п.л., из них лично автора более 180 п.л. Они включают два патента РФ на изобретения, восемь монографий, 26 статей в периодических изданиях (в т.ч. из списка ВАК) и в сборниках научных трудов, учебник и четыре учебных пособия, а также пять свидетельств РФ об официальной ре гистрации программ для ЭВМ и 38 отчетов о научно-исследовательских ра ботах. Основные из этих работ представлены в библиографии к диссертации (44 наименования).

Структура и объем. Диссертация состоит из введения, пяти глав, вы водов и списка литературы, содержащего 249 наименований. Она изложена на 291 странице печатного текста, содержит 22 таблицы, 94 рисунка.

ОСНОВНОЕ СОДЕРЖАНИЕ РАБОТЫ

Во введении дано обоснование актуальности исследуемой проблемы, сформулированы цели и задачи исследования, научная новизна, теоретиче ская и практическая значимость полученных результатов, а также приведены данные об апробации работы.

В главе 1 «Системные аспекты информационного обеспечения деятельности организации» определены роль и место документов в систе ме управления и организации деятельности организации, приведены резуль таты анализа текущего состояния разработки проблем создания электронных документов и управления ими. Проведен анализ функций управления доку ментами. Приведена характеристика информационных потоков, свойствен ных работе с бумажными и электронными документами. Определены основ ные направления исследования.

Эффективность управления, определяющая в целом результативность функционирования организации, достигается с помощью многих средств, в том числе и вследствие качественных решений и эффективной обратной связи при их выполнении. Процесс принятия управленческого решения включает в себя этапы получения информации, ее переработки, анализа, подготовки и принятия решения. Качество информационного обеспечения управления не посредственно влияет на успешное функционирование предприятия. Основ ным источником поступления информации при обеспечении деятельности машиностроительного предприятия являются документы.

Вопросы информационного и документационного обеспечения про цессов, протекающих в организациях, неоднократно рассматривались спе циалистами в различных аспектах. В основном, внимание исследователей акцентировалось на организационных вопросах, однако вопросы автоматизи рованного формирования текстовых документов, обеспечивающих деятель ность организаций и процессы принятия управленческих решений, и, в осо бенности, проблемы разработки информационных технологий синтеза тек стовых документов рассмотрены недостаточно глубоко.

Исходя из текущего состояния проработки проблем документационно го обеспечения процессов управления, можно сделать вывод о целесообраз ности проведения исследований в направлении развития технологий автома тизированного формирования документов, обеспечивающих процессы при нятия управленческих решений. Целесообразность развития этого направле ния диктуется также и тем, что с 2001 г. в Российской Федерации реализует ся федеральная целевая программа «Электронная Россия», направленная на существенное ускорение процесса внедрения информационных технологий в правительстве, бизнесе и обществе. Тенденции современного практического использования возможностей информационных систем должны заключаться во включении интеллектуальных компонентов в автоматизированные систе мы, предусматривающие документальную поддержку принятия управленче ских решений по оперативным и стратегическим проблемам.

Одним из видов информационных ресурсов являются документные ре сурсы. Документационное обеспечение управления объединяет процессы документирования и организации работы с документами. Документирование представляет собой создание документов, т.е. их составление, оформление и изготовление. К организации работы с документами относят технологии об работки документов, согласование, регистрацию и контроль их исполнения.

Современная система управления документами должна обеспечивать ос новные функции, предусмотренные для документирования и обработки ин формации, среди которых обращает на себя внимание функция создания доку ментов (документирования), которая в настоящее время реализуется средства ми стандартных офисных приложений. В то же время разработка специализи рованных программных средств, предназначенных для автоматизированного формирования документов на основе специализированной базы данных, пред ставляется актуальной, поскольку внедрение таких способов позволит сущест венно повысить качество создаваемых документов и сократить трудозатраты при их подготовке.

Наиболее распространенной формой документов, циркулирующих в контуре управления деятельностью организаций, являются текстовые доку менты, создаваемые, как правило, с использованием офисных приложений. В этом случае текст вводится в компьютер с клавиатуры, поэтому такое созда ние документа слабо автоматизировано и, следовательно, низкотехнологич но. Кроме того, набору текста часто сопутствует появление технических по грешностей, а соответствие создаваемого документа правилам оформления полностью возлагается на исполнителя. Для сокращения трудозатрат могут применяться трафареты и шаблоны документов, однако изменение постоян ной информации несет за собой необходимость изменения трафарета в це лом, а наличие стандартного текста в шаблонах, который для любого созда ваемого документа является одинаковым, не позволяет учесть особенности конкретных ситуаций.

Альтернативой «шаблонным» являются документы, которые можно от нести к классу слабоформализуемых. Слабоформализуемые документы – полнотекстовые, табличные либо смешанные документы, содержание кото рых существенным образом связано с произвольной, меняющейся от кон кретной ситуации структурой. Это документы, обладающие достаточно высо кой степенью вариативности. В связи с этим содержательная структуризация слабоформализуемых документов может требовать детализации как взаимо связи, так и взаимной зависимости композиции текста вплоть до атомарных значений – фрагментов фраз, слов, и даже частей отдельных слов. Анализ комплексов документации, обеспечивающих поддержку функционирования организаций и предприятий, свидетельствует о том, что удельный вес слабо формализуемых документов весьма значителен. Это объясняется тем, что тек стовая структура многих документов позволяет на основе детального анализа ожидаемых вариантов этих документов отнести их к классу слабоформали зуемых в целях обеспечения возможности сокращения трудозатрат при доку ментировании процессов на основе автоматизации процессов создания доку ментов. Значительное количество документов (в особенности текстовых) ор ганизаций и предприятий может быть отнесено к классу слабоформализуе мых. Однако документацию, характеризуемую строгой унификацией или со держащей большое количество графических фрагментов (например, конст рукторскую документацию промышленных предприятий), к данной категории относить нецелесообразно. Это связано с тем, что создание таких документов достаточно хорошо автоматизировано средствами автоматизированного про ектирования, а затраты на разработку систем по исследуемой в данной работе методологии могут оказаться значительными и превысить аналогичный пока затель по сравнению с уже существующими системами.

Предполагая стремление руководства предприятий к повышению эф фективности использования сотрудников, автоматизация процесса создания документов, предназначенных для поддержки деятельности организаций, по зволит избавить персонал от низкотехнологичной операции ввода текста с клавиатуры при подготовке документов. Возможным направлением достиже ния этой цели является решение актуальных задач, стоящих перед документа ционным обеспечением управления производственными процессами на пред приятии на современном этапе:

• разработка технологии автоматизированного создания документов;

• разработка методики автоматизации процесса формирования документов и реализация на ее основе автоматизированной системы;

• разработка технологических схем единого процесса составления доку ментов, базирующихся на разработанных системах и учитывающих совре менный уровень развития средств вычислительной техники.

Учитывая значимость роли процесса документирования в совершенст вовании документационного обеспечения производственных процессов, целе сообразно направить исследование по пути разработки методологии автома тизированного формирования унифицированных документов, циркулирую щих в системе управления и непосредственно относящихся к проведению ос новной деятельности организаций, а также прикладных аспектов применения таких технологий. В этом случае целью исследования следует считать разра ботку комплекса концептуальных положений, направленных на информати зацию документационного обеспечения деятельности организации. Достиже ние этой цели возможно благодаря решению следующих задач:

• разработке методологии автоматизированного формирования слабо формализуемых документов, связанных с управленческой и производствен ной деятельностью организации, направленной именно на синтез докумен тов, на основе лексикологического синтеза;

• разработке способов повышения защищенности и сокращения объемов сохраняемых слабоформализуемых документов;

• обоснованию нового подхода к классификации информации, обеспечи вающей возможность автоматизированного формирования текстов и автомати зированной обработки содержащейся в документах информации;

• разработке методических вопросов внедрения технологии лексикологи ческого синтеза документов.

В главе 2 «Методология формирования документов организации на основе лексикологического синтеза» приведены основные положения мето дологии автоматизированного лексикологического способа создания слабо формализуемых документов. Рассмотрены информационная модель элек тронных документов и методологические вопросы унификации документов.

Предложена модель информационных связей комплекса электронных доку ментов организации и технология формирования модели автоматизированной обработки информации.

Управление объектами в организационных системах выполняется по средством документов, как носителей первичной информации, которая долж на быть представлена в соответствии с установленными требованиями. Отсю да возникает проблема способа закрепления информации в документе, т.е.

процесса ее документирования. На современном этапе процесс документиро вания информации должен отвечать ряду требований, к которым, несомненно, должны быть отнесены следующие:

• данные должны быть максимально формализованы в целях обеспечения автоматизированной обработки сведений, содержащихся в документе;

• создание документов должно занимать минимум времени при сохране нии требований к информации, необходимых для поддержки процесса приня тия управленческого решения;

• в условиях слабой формализации, характерной для текстовых докумен тов, используемых в системах поддержки деятельности организации, необхо димо предварительное приведение содержания документа к виду, пригодному для автоматизированного формирования конкретного экземпляра документа.

Всю совокупность сведений об изучаемом процессе можно представить как множество С, в котором можно выделить совокупность подмножеств, со держащих главные (ключевые) сведения, позволяющие охарактеризовать ос новные моменты процесса, по которому собирается информация:

K = {k1,k2,,ki,,kk }, где K C. (1) Каждый компонент ключевых сведений может быть, в свою очередь, представлен своим подмножеством:

k1 = {k11, k12,, k1 j,, k1m }, где k1 K ;

k2 = {k21, k22,, k2 j,, k2 m }, где k2 K ;

(2)...

kk = {kk 1, kk 2,, kkj,, kkm }, где kk K.

Процесс выявления аналитиче ских признаков компонентов ключе вых сведений Kij должен сопровож даться сопоставлением опорного слова с однозначно соответствующим ему компонентом документа.

К особенностям документацион ного обеспечения управления посред ством комплекса документов, входя щих в подсистемы и фиксирующих сведения о разных событиях или фак Рис. 1. Модель информационных взаимосвязей комплекса документов тах, является взаимосвязь документов, относящихся к различным событиям (С1, С2, …, Cn, …, CN), но имеющих общие (непосредственно либо опосредованно связанные) атрибуты (рис. 1).

Модель комплекса документов в этом случае может быть представле на в виде множества атрибутов (компонентов), описывающих фиксируемые события или факты и характеризующих тот или иной аспект в соответст вующем документе. В результате комплекс документов D позволит охарак теризовать всю необходимую совокупность фактов, относящихся к полной группе рассматриваемых событий:

N D DCn DC1...DCn...DCN, (3) n= где DC … DC – множества документов, формируемых при фиксации фактов 1 N по событиям С1 … СN соответственно.

С учетом того, что каждое событие определяется набором ключевых сведений, отражаемых в том или ином документе, можно говорить о кортежах ключевых сведений, лежащих в основе комплекса документов:

{ } C C C C kij 1, kij 2,..., kij n, kij N. (4) Взаимосвязь документов по фиксируемым ключевым сведениям созда ет возможность использования схожей информации, специфичной для раз личных документов, но относящейся к описанию подобных особенностей описываемой ситуации:

N D ( K ) = K Cn K ij 1 K ij 2... K ij... K ij N.

C C C Cn (5) n = Учет взаимосвязей ключевых сведений комплекса документов позво лит сократить величину кортежей при компоновке наборов данных, необхо димых для формирования документов, характеризующих наблюдаемые со бытия или факты.

Сущность автоматизированного лексикологического синтеза документов заключается в следующем. Каждой формулировке документа ставится в соот ветствие основное слово, выбор которого однозначно определяет наличие кон кретной формулировки в документе. Такие слова являются опорными, из них составляется лексикологическая схема формируемого документа. Множество взаимно зависимых опорных слов определяет последовательность обхода мар шрута формирования документа. На основе предварительного анализа струк туры документа выявляются составные элементы, которые должны или могут входить в состав фрагментов документа (слово, фраза, текстовой фрагмент).

Для каждого подобного составного элемента определяется опорное слово (или их совокупность), выбор которого в последующем однозначно будет опреде лять внедрение в документ соответствующего компонента. В качестве опорно го слова могут выступать различные части речи, определяющие сущность предписываемого действия.

Полный перечень опорных слов с учетом их взаимосвязей образует лексикологическое дерево документа, «прохождение» по ветвям которого обеспечит выбор формулировок, используемых в документе, что будет озна чать необходимость внедрения в документ конкретных вариантов текстовых фрагментов. Степень ветвления лексикологического дерева зависит от объе ма множества вариаций текста документа, определяемых его сложностью и различием документируемых ситуаций.

Наиболее общим случаем являет ся вариант выбора опорных слов с отсе чением, когда выбор очередного опор ного слова зависит от того, какое опор ное слово было выбрано на предыду щем шаге цикла. При этом для каждого конкретного экземпляра документа оп ределенного вида формируется мар шрут выбора опорных слов, отсекаю щий ряд боковых ветвей (рис. 2, где Рис. 2. Модель формирования документа утолщенной линией указан маршрут при использовании дерева с отсечением выбора совокупности опорных слов, входящих в состав лексикологического дерева и выбираемых в процессе об хода дерева при формировании документа). В результате сформированное по такому принципу лексикологическое дерево обеспечивает поддержку не од ного экземпляра, а совокупности документов определенного вида. Модель формирования документа при использовании дерева с отсечением при ветв лении подобного типа можно представить следующим образом:

IВ D (i i 1 ) при i В, В (6) i = где i – текущее опорное слово;

IВ – количество опорных слов для документа DВ конкретного вида;

i – условный номер (индекс) текущего опорного слова;

В – множество опорных слов документа данного вида.

Структура процесса создания слабоформализуемых документов на ос нове автоматизированного лексикологического синтеза предопределяет не обходимость выполнения операций по подготовке информации в строго оп ределенной последовательности (рис. 3). Основным критерием, используе мым при решении исследуемого комплекса задач, является полнота содер жащейся в нем информации при допустимом времени формирования доку мента с учетом вида создаваемого документа:

M P = pm max Rij ;

Tформ Tдоп, (7) m = где Р – критерий формирования текста документа;

pm – полнота представления m-го компонента документа;

Rij – вариантность i-го вида документа для j-й управленческой ситуации;

Tформ – время формирования документа;

Tдоп – до пустимое время его формирования.

В работе раскрывается содержание и методическое обеспечение этапов разработки технологии автоматизированного формирования слабоформали зуемых документов. Обосновано применение нового методического подхода к классификации информации, в основе которого лежит принцип объедине ния информации, используемой при формировании документа, в информаци онные потоки следующих типов:

• унифицированная постоянная информация, подготовленная зара нее и хранимая в базе данных или содержащаяся в тексте программы, которая авто матически внедряется в формируемый документ про граммными средствами.

К этому типу относится постоянная информация (например, наименова ние документа) и редко меняющаяся (наименования структурных подраз делений, список персонала, перечень разделов документа и т.п.);

• унифицированная переменная информация, содержащая стандарти зированные и формализованные дан ные, хранимая в базе данных и вво димая при формировании документа путем выбора требуемых формули ровок. Этот тип информации вклю чает в себя именно те формулировки, которые предлагаются исполнителю для выбора при формировании доку мента;

Рис. 3. Модель разработки технологии • переменная вводимая инфор создания слабоформализуемых документов мация, содержащая конкретизирую щие данные, как правило, для конкретного экземпляра документа (например, табличные данные, отдельные фамилии и т.п.) и вводимая с клавиатуры непо средственно при подготовке документа в заданном видом документа формате;

• неунифицированная информация, содержащая свободные формули ровки и вводимая при необходимости прямым набором текста с клавиатуры.

Лексикологическая схема документа представляет собой модель взаимной связи опорных слов, входящих в состав сформированного множества и исполь зуемых в процессе создания документов данного вида с учетом вариативности отдельных экземпляров (рис. 4).

Референтная взаимосвязь опорных слов при необходимой мощности их множества позволяет сформировать модель создания документа D, при надлежащего к множеству документов определенного вида DB при наличии существенных вариаций в рамках отдельных экземпляров:

D D В x В = {1, 2,..., b,..., В } (8) F (x)= (1 ) (2 )... (b )... (В ), где B – множество опорных слов для документов данного вида;

x – набор опорных слов при создании экземпляра документа;

F(x) – комплекс фраг ментов документа, связанных с определенным опорным словом.

Рис. 4. Фрагмент лексикологической схемы ветви «Гастроскопия» документации эндоскопического осмотра пациента Совместный учет категорий класси фикации информации и взаимосвязей опор ных слов позволяет сформировать лексико логическое дерево документа (рис. 5).

В целях установления ассоциатив ных связей между компонентами слабо формализуемого документа, формируемо го с использованием лексикологического синтеза, разрабатывается информацион ный алгоритм, задачей которого является уточнение способов внедрения компонен тов документа, связанных с выбранными при его создании опорными словами:

• автоматический ввод информации после процедуры считывания данных из базы (унифицированная постоянная ин формация);

• выбор формулировок из предлагае мого перечня (унифицированная перемен Рис. 5. Лексикологическое дерево приказа об увольнении ная информация);

• прямой ввод текста с клавиатуры (переменная неунифицированная и переменная вводимая информация, содержащая конкретизирующие данные).

На процедурной стадии разработки технологии происходит подготовка программных компонентов, предназначенных для непосредственной реали зации процесса создания документов и интеграции системы формирования с информационной системой организации. Применение метода структурной алгоритмизации позволяет разработать структуру процедур, представляю щий собой оперативный алгоритм, который необходимо положить в основу компьютерной программы.

Разрабатываемая на завершаю щем этапе информационно-логическая модель (структура модели для систе мы документов промышленного пред приятия приведен на рис. 6) представ ляет собой машинную схему построе ния документа, представленную в ви де кодовой записи, последовательно содержащей индексы элементов доку мента, использованных при его авто матизированном формировании.

В главе 3 «Методы повыше ния уровня защищенности инфор мации в слабоформализуемых до кументах» рассматриваются пути со вершенствования защиты информа ции от несанкционированного полу Рис. 6. Информационно-логическая чения сведений, содержащихся в до модель ведения комплекса документов кументах, на основе разработанной промышленного предприятия автором методики повышения уровня защищенности информации в слабоформализуемых документах с помощью лексикологического синтеза. Предложены практические пути по реализации методики защиты слабоформализуемых документов при передаче их по ка налам связи.

Одной из основных целей защиты информации является предотвраще ние несанкционированного ознакомления с содержанием документов, цирку лирующих или хранящихся в информационных системах. Традиционными способами разграничения доступа к конфиденциальной информации изна чально являлись организационные меры, основанные на соблюдении сотруд никами процедуры допуска к информации и направленные на создание усло вий для обеспечения физической защиты носителей конфиденциальной ин формации. Однако организационные меры не в состоянии предотвратить в полной мере попытки несанкционированного доступа, поскольку они распро страняются только на масштабы предприятия, не охватывая каналы связи для борьбы с перехватом информационных сообщений. В связи с этим наряду с применением организационных мер уделяется внимание криптографическим методам обработки информации, в числе которых используются средства шифрования и кодирования.

Анализ методов шифрования, применяемых в настоящее время, показы вает, что они не вполне свободны от недостатков и оставляют поле для разра ботки новых методов защиты информации. Учитывая динамику развития ме тодов управления документами, включая их формирование, целесообразно комплексировать процессы создания и защиты формируемых документов.

Задача повышения защищенности документов может быть решена по средством формирования и последующей передачи специализированной ин формационной посылки, создаваемой в процессе лексикологического синте за документа, с последующим ее восстановлением на приемной (адресной) стороне (рис. 7).

Эта информационная посылка должна содержать индексную последова тельность, содержащую номера формы документа и опорных слов, выбранных по лексикологическому дереву документа, с дополнением введенной неунифи цированной информации. На адресной стороне должно проводиться автомати зированное восстановление сформированного документа на основе полученной индексной последовательности с помощью программы, аналогичной той, с по мощью которой формировался первоначальный документ. Структура процесса автоматизированной фиксации индексной последовательности, соответст вующей содержательной части документа, при его формировании на пере дающей стороне приведена на рис. 8.

Рис. 7. Этапы реализации защиты Рис. 8. Структура процесса фиксации информации в слабоформализуемых индексной последовательности документах Структура системы, реализующей способ защиты информации при пере даче слабоформализуемых документов по каналам связи, приведена на рис. 9.

Экспериментальная проверка предлагаемого способа показала практиче скую невозможность несанкционированного восстановления слабоформали зуемых документов при их передаче по каналам связи в случае отсутствия со гласованного лексикологического дерева на передающей и приемной сторонах.

В главе 4 «Организация хранения слабоформализуемых докумен тов на объектах информатизации» на основе предложенной автором мето дики рассматриваются способы снижения объемов информации при хране нии электронных документов, которое может достигаться благодаря приме нению автоматизированного лексикологического синтеза документов.

Предложены разработанные практические рекомендации по реализа ции сокращения объемов хранимой информации.

Увеличение объемов накопленных данных приводит к усложнению управле ния ими и необходимости расширения возможностей систем хранения, что со пряжено с дополнительными финансовы ми затратами. Росту объемов сохраняе мых данных способствуют как требования различных нормативных актов, так и внутрикорпоративные стандарты, уста навливающие необходимость длительного хранения некоторых видов информации.

Очень часто обработка, хранение и архи вирование данных рассматриваются с су Рис. 9. Структура системы, губо технической или экономической то обеспечивающей защиту информации в слабоформализуемых документах чек зрения, причем правовые риски этих процессов явно недооцениваются. Важность сохранения документов в первую очередь определяется значимостью самих документов. Возможность своевре менного доступа к хранимой информации является чрезвычайно важным фак тором управления производством, поскольку даже кратковременная потеря данных может привести к принятию неверных управленческих решений. В це лях сокращения объемов сохраняемой информации при организации хранения данные могут подвергаться сжатию, для чего используются аппаратные и про граммные методы. Достаточно популярны программные методы сжатия, кото рые используются в виде программ-архиваторов, позволяющих снизить размер сохраняемых файлов благодаря специальным методам обработки (естественно, что при архивирующей обработке документов следует применять методы сжа тия без потерь). Однако для создания файла-архива требуется проведение до полнительной операции сжатия только по завершении процесса создания до кумента (после сохранения на носителе информации).

Сокращение объема информации, содержащейся в создаваемых слабо формализуемых документах и сохраняемой на носителях, возможно благодаря применению лексикологического синтеза на основе согласованных процессов фиксации документарной индексной последовательности, интегрированного с операцией сжатия информации (например, по алгоритму Хаффмана), и восста новления документа на основе операций восстановления исходной индексной последовательности и имитации прохождения лексикологического дерева.

Схема последовательности операций, иллюстрирующая сущность преоб разования слабоформализуемых документов для сокращения объема при хра нении, изображена на рис. 10. В работе рассмотрены примеры сокращения со держательной части документов промышленного предприятия и лечебного уч реждения на основе предложенной методологии (рис. 11).

Усредненные результаты экспериментальной проверки предлагаемого метода приведены на рис. 12 на примере документов высшего учебного за ведения и лечебного учреждения.

Рис. 11. Пример лексикологической схемы Рис. 10. Преобразование технологической инструкции при фиксации индексной слабоформализуемых последовательности (в выносках приведены документов для хранения фиксируемые фрагменты) В главе 5 «Практические аспекты документационного обеспечения организации на основе лексикологического синтеза» системы автомати зированного формирования документов с использованием лексикологиче ского синтеза.

Проанализированы направле ния процесса подготовки, реструк туризации информационных пото ков и стандартизации информаци онных систем, структура предпро ектного этапа внедрения системы.

Предложены методика обработки результатов обследования и унифи цированная модель информацион ного обмена. Проведен анализ эф фективности внедрения системы ав томатизированного создания доку ментов, обеспечивающих поддерж Рис. 12. Объем сохраняемых документов ку деятельности организации, с ис высшего учебного заведения и лечебного пользованием лексикологического учреждения синтеза.

Учитывая особенности разработки и специфичность содержания сис тем формирования слабоформализуемых документов в организации, вопро сы подготовки к внедрению подобных систем имеют большое значение. Ре зультаты обследования организации представляют собой формализованное описание оперативных и системотехнических аспектов информационных процессов, процессов обработки информации в автоматизированной системе управления.

Конечным результатом обследования является информационная мо дель (рис. 13), которая ложится в основу разработки и ведения компонентов информационного, программного и лингвистического обеспечения автома тизированной системы, реализующей предлагаемую методологию подготов ки документов.

Рис. 13. Информационная модель обследования организации На основе результатов обследования создаются алгоритмы управле ния, которые можно условно классифицировать в четыре типа:

• оперативный алгоритм управления – последовательность принятия ре шения должностными лицами во всех звеньях управления в ходе реализации функций управления;

• системный алгоритм управления – совокупность методологических средств, используемых для подготовки и обоснования решений по проблема тике деятельности организации. Его основная задача – построение обобщен ной модели, отображающей взаимосвязи реальных ситуаций, на основе приме нения средств вычислительной техники;

• функциональный алгоритм управления, дающий представление о процес сах решения конкретных задач на объектах управления каждого уровня и отра жающий структуру и взаимосвязи процессов при решении задач управления;

• информационный алгоритм управления, предназначенный для пред ставления порядка обмена информацией при решении задач и определяю щий состав информации обмена и ее характеристики.

При формировании баз данных организации и осуществления инфор мационного обмена с использованием систем автоматизированного форми рования документов на основе лексикологического синтеза необходимо учи тывать степень доступности типов данных, которые определяются исходя из типов информации, классифицируемой по назначению и обладанию правами на ее использование.

При регламентировании порядка формирования документов и получе ния информации пользователями должны быть определены:

• категории пользователей и их права на получение информации по запро сам, к которым относится и использование баз данных при автоматизирован ном формировании слабоформализуемых документов на основе лексикологи ческого синтеза;

• требования к содержанию запросов на получение необходимой инфор мации (учитываются при разработке интерфейсов формирования документов);

• порядок обработки документов (получателям информации должны при сваиваться категории по правам доступа к документам в соответствии с катего риями содержащейся в них сведений);

• основания для отказа в предоставлении информации (доступ к базе зна ний организации категорируется в соответствии с правами доступа сотрудни ков к информации).

Организация информационного взаимодействия объектов с автоматизи рованным формированием слабоформализуемых документов на основе лек сикологического синтеза может быть рассмотрена с помощью предложенной унифицированной модели, в рамках которой описываются сервисные и тех нологические компоненты информационных систем, состоящих из аппарат ного и программного обеспечения, а также из соответствующей инфраструк туры связи (рис. 14).

Рис. 14. Структура унифицированной модели информационного обмена Совершенствование деятельности любого аппарата управления может обеспечить получение прямого или косвенного эффекта. Если на выполнение работ затрачивается меньше труда, времени и средств, чем прежде, то это свидетельствует о наличии прямого экономического эффекта, величина кото рого может быть подсчитана и представлена различными способами: в де нежном выражении, в виде сэкономленных человеко-дней (условном сокра щении персонала) или в показателях, характеризующих возможное увеличе ние объема работ, выполняемых прежним количеством работников.

Если же, благодаря обоснованности, своевременности и оптимально сти управленческих решений улучшаются, например, качественные показа тели, то в этом случае можно говорить о наличии косвенного эффекта, не поддающегося прямому подсчету. В диссертации рассмотрены способы оценки эффективности внедрения системы автоматизированного формиро вания слабоформализуемых документов.

Использование результатов унификации комплексов слабоформали зуемых документов по форме и содержанию, а также применение принципа лексикологического синтеза приводит к существенному изменению соотно шения и способов ввода различных видов информации, используемой при создании документов. Информация, хранимая в базе данных, вводится в до кумент не набором текста, а выбором необходимого варианта из предложен ных альтернатив.

Общий объем документа (в знаках) V складывается из объемов инфор мационных потоков следующим образом:

N N N N V = V1n + V2 n + V3n + V4 n, (8) n =1 n =1 n =1 n = где V1 – объем (в знаках) унифицированной постоянной информации в строке;

V2 – аналогичный показатель для унифицированной переменной информации;

V3 – для переменной вводимой информации;

V4 – для неунифицированной ин формации;

n – текущий номер строки;

N – объем документа (в строках).

В процессе анализа в качестве традиционной схемы рассматривалось создание документов с помощью офисных приложений с вводом требуемой информации с клавиатуры, а в качестве автоматизированной схемы – форми рование слабоформализуемых документов с использованием лексикологиче ского синтеза. Принимая в качестве условия, что объемы документов, форми руемых в традиционной и автоматизированной схемах управления, остаются неизменными, целесообразно рассматривать долевое соотношение информа ционных потоков, т.е. представлять объемы информационных компонентов документа в процентном соотношении (к общему объему документа). Усред ненные результаты анализа структуры исследуемых документов в рассмот ренных схемах подготовки документов приведены для подсистем документа ции, применяемых на промышленном предприятии, а именно для организаци онно-распорядительных документов (рис. 15) и документации, обеспечиваю щей производственные процессы на предприятии (рис. 16).

Результаты изменения структуры документов относительно информа ционных потоков демонстрируют влияние проведенной унификации рассмот ренных подсистем документов, благодаря чему существенно снижается объем неунифицированной информации, ввод которой при создании документов приводит к значительному росту трудозатрат исполнителей документов.

Результаты реструктуризации информационных потоков при подготов ке к автоматизированному формированию слабоформализуемых документов с помощью лексикологического синтеза графически представлены на примере акта готовности оборудования и протокола эндоскопического осмотра паци ента (рис. 17).

Рис. 15. Объем информационных потоков (в процентах) по категориям данных и схемам формирования для документов подсистемы ОРД Рис. 16. Объем информационных потоков (в процентах) по категориям данных и схемам формирования для документов промышленного предприятия Рост доли унифицированных компонентов документов обеспечивает (наравне с повышением качества документов) пропорциональное сокращение времени, необходимого на их создание, что определяет эффективность при менения предлагаемого метода для создания документов.

Полученные данные о реструктуризации потоков информации в целом по исследуемым подсистемам документов для традиционной схемы форми рования документов и автоматизированного создания на основе лексиколо гического синтеза представлены в табл. 1 (ОРД – организационно распорядительные документы, ПТД – производственно-технологические до кументы промышленного предприятия, ДВУЗ – документы высшего учебно го заведения, ДЛУ – документы лечебного учреждения).

а) б) Рис. 17. Структура информации документов:

а) акт готовности оборудования промышленного предприятия;

б) протокол эндоскопического осмотра пациента в лечебном учреждении Таблица Усредненный объем потоков информации в целом по подсистемам документов (в %) Категория Традиционная схема Автоматизированная схема информации ОРД ПТД ДВУЗ ДЛУ ОРД ПТД ДВУЗ ДЛУ Унифицированная 14,8 8,1 8,4 8,7 29,7 26,4 49,7 18, постоянная Унифицированная – – – – 47,2 40,2 18,3 60, переменная Переменная 37,0 34,1 31,9 23,4 10,6 15,6 5,1 8, вводимая Неунифицированная 48,2 57,8 59,7 67,9 12,5 17,8 26,9 12, Графически эти данные представлены в виде гистограммы – на рис. 18, а в виде лепестковой диаграммы – на рис. 19.

Анализ полученных результатов показывает, что внедрение автомати зированного лексикологического синтеза в практику формирования слабо формализуемых документов в системах информационного обмена обеспечи вает смещение групповых центров аккумуляции компонентов из областей не унифицированной информации в сторону унифицированных элементов, что предопределяет возможность автоматизированного выбора унифицированных формулировок в автоматизированной схеме.

По рассмотренным подсистемам документов наблюдается существенное возрастание удельного веса унифицированной информации, циркулирующей в документообороте, при сокращении объемов информационных потоков не унифицированной информации.

Рис. 19. Диаграмма результатов Рис. 18. Усредненный объем потоков реструктуризации информационных информации по подсистемам документации потоков по подсистемам документов и схемам формирования документов Проведенная унификация документов позволяет, кроме того, снизить объем переменной информации, используемой при формировании исследуе мой совокупности документов. Результаты анализа, отражающие количествен ное изменение показателей, приведены в табл. 2.

Таблица Усредненные показатели изменения доли компонентов документов Показатель ОРД ПТД ДВУЗ ДЛУ Рост удельного веса 5,2 8,2 8,1 9, унифицированной информации Сокращение объемов переменной вводи 3,5 2,2 6,2 2, мой информации Снижение объемов 3,9 3,2 2,2 5, неунифицированной информации При определении трудозатрат, необходимых для формирования доку ментов, путем хронометрирования оценивалась степень влияния программ ных средств на сокращение объемов рутинной работы. Результаты динамики трудозатрат приведены на рис. 20.

С учетом стоимости разработки комплекса автоматизированного форми рования документов проведена оценка целесообразности его внедрения в зави симости от масштабов предприятия при условии годичного срока его окупаемо сти. Диаграммы экономического эффекта применения лексикологического син теза приведены для организационно-распорядительной и производственно технологической документации промышленного предприятия на рис. 21 и рис.

22 соответственно. Из приведенных диаграмм следует, что годовая окупаемость инвестиций, направленных на разработку системы автоматизированного форми рования документов будет обеспечиваться, если промышленное предприятие будет обладать 20 и более производственными и вспомогательными подразделе ниями при общей численности персонала не менее 1000 сотрудников.

а) б) Рис. 20. Трудоемкость создания документов: а) организационно-распорядительные документы;

б) документы высшего учебного заведения и лечебного учреждения а) б) Рис. 21. Диаграммы экономического эффекта для группы организационно распорядительных документов: а) сокращение трудозатрат на формирование документов;

б) экономия заработной платы сотрудников а) б) Рис. 22. Диаграммы экономического эффекта для группы производственно технологических документов: а) сокращение трудозатрат на формирование документов;

б) экономия заработной платы сотрудников Данные показатели обусловливаются повторяемостью формируемых до кументов. Возрастание частоты создания документов на предприятии будет приводить к сокращению сроков окупаемости проекта по разработке и внедре нию системы автоматизированного формирования документов промышленно го предприятия.

В целом анализ возможностей автоматизированной схемы формирова ния слабоформализуемых документов доказал достаточно высокую эффек тивность использования лексикологического синтеза при организации доку ментационного обеспечения деятельности организаций.

Наиболее важные результаты проведенного исследования изложены в выводах по диссертации.

Выводы Выполненные в диссертации исследования, направленные на разра ботку методологических и методических основ создания комплекса эффек тивных методов формирования документационного обеспечения деятельно сти организаций на основе лексикологического синтеза позволяют сделать следующие выводы и рекомендации:

1. Создано комплексное решение по обеспечению эффективной доку ментационной поддержки деятельности организаций для основных этапов жизненного цикла документов, ряд положений которого защищен патентами и реализован в виде зарегистрированных программных комплексов.

2. Разработана методология автоматизированного формирования сла боформализуемых документов организации, обеспечивающих поддержку управленческой деятельности и производственных процессов, на основе лек сикологического синтеза. Она направлена именно на синтез документов, в то время как в традиционных схемах подготовки текстовых документов приме няются, как правило, текстовые процессоры и редакторы, использующие технологию прямого ввода информации с клавиатуры.

3. Построена модель разработки технологии автоматизированного фор мирования слабоформализуемых документов на основе лексикологического синтеза, как основа информатизации документационного обеспечения деятель ности организации. Сформирована методическая база, учитывающая особен ности реализации аналитической, унификационной, информационной и про цедурной стадий разработки технологии.

4. Обоснован новый подход к классификации информации, обеспечи вающей возможность автоматизированного формирования документов и об работки содержащейся в них информации, предусматривающий дополни тельное разделение переменной информации в три категории и выделение в отдельный тип унифицированной переменной информации для привязки опорных слов к используемым формулировкам документа, сохраняемым в базе данных организации.

5. Предложена технология повышения защищенности слабоформали зуемых документов, в том числе при их передаче по каналам связи при осу ществлении информационного обмена организации с внешними адресатами.

Предложена технология сокращения объема передаваемого информационно го пакета с одновременным снижением вероятности несанкционированного ознакомления с содержанием документа. Разработан метод формирования индексного документарного пакета в процессе создания документа, а не по окончании его создания.

6. Усовершенствованы методы организации хранения документов, на ос нове чего предложен подход к сокращению объемов документов, обеспечиваю щий снижение нагрузки на системы хранения информации организации. Разра ботана технология сохранения индексной последовательности, формируемой в процессе создания документа с помощью процедуры, внедренной в процесс соз дания документа.

7. Создан методический аппарат реализации процедур и систематизации информации экспертных обследований при построении системы формирова ния слабоформализуемых документов на основе лексикологического синтеза.

8. Предложен методологический подход к организации информацион ного обмена организации с использованием слабоформализуемых документов на основе разработанной унифицированной модели, распространяющей тех нологию лексикологического синтеза на межведомственный обмен докумен тами. Разработанная модель учитывает стандартизованную категорийность данных при информационном обмене и предусматривает возможность рас ширения границ обмена документами в соответствии с требованиями Феде ральной целевой программы «Электронная Россия».

9. Усовершенствован методический аппарат оценки эффективности информатизации документационного обеспечения деятельности организации на основе сопоставительного анализа объемов информационных потоков.

Обосновано повышение эффективности процесса автоматизированного формирования слабоформализуемых документов благодаря увеличению объема данных, относящихся к категории унифицированной переменной информации. Показана возможность априорной оценки целесообразности использования разработанной технологии.

10. Осуществлена практическая апробация разработанных методиче ских положений, моделей и алгоритмов. Показано, что разработанная мето дология и технологические способы формирования слабоформализуемых документов позволяют достигнуть существенного сокращения трудозатрат при документационном обеспечении деятельности организаций.

Внедрение результатов исследования в практическую деятельность, а также их использование при оказании консультационных услуг подтвердили научную обоснованность и практическую целесообразность разработанных ме тодологических и методических рекомендаций. Результаты исследования ис пользованы также при подготовке специалистов по документационному обес печению, информационным системам в экономике и риск-менеджменту.

Основные публикации автора по теме диссертации По тематике диссертации опубликовано 89 работ объемом свыше п.л., из них лично автора более 180 п.л. В их числе два патента РФ на изобре тения, пять свидетельств РФ об официальной регистрации программ для ЭВМ, восемь монографий, учебник и четыре учебных пособия, семь из кото рых изданы в издательствах, предусматривающих рецензирование («Воениз дат», «Финансы и статистика», «ФОРУМ», «Прогресс»), 38 отчетов о научно исследовательских работах. Статьи опубликованы в периодических изданиях и сборниках научных трудов (в т.ч. из списка ВАК – 13). Основные из этих работ (44 наименования) представлены в библиографии к диссертации.

I. Изобретения 1. Черников Б.В. Способ автоматизированного лексикологического синтеза документов / Б.В. Черников. – Патент РФ № 2253893, 2005. – Бюл. № 16/05.

2. Черников Б.В. Способ автоматизированного формирования документов с защищенной информацией при передаче их по каналам связи / Б.В. Чер ников. – Патент РФ № 2331104, 2008. – Бюл. № 22/08.

3. Черников Б.В. Способ преобразования слабоформализуемых документов для минимизации их объема при хранении / Б.В. Черников. – Заявка на изобретение № 2009107880 с приоритетом от 05.03.2009.

II. Статьи в изданиях, рекомендованных ВАК Минобрнауки России для публикации результатов диссертации на соискание ученой степени доктора наук 4. Черников Б.В. Сокращение трудозатрат при формировании текстовых документов / Б.В. Черников // Военно-медицинский журнал, том СССХХI. – 2000. – № 1. – С. 80-82.

5. Черников Б.В. Автоматизация документооборота предприятия / Б.В. Чер ников, Л.А. Доронина // Служба кадров. – 2000. – № 4. – С. 47-54.

6. Черников Б.В. Новые технологии: создание и внедрение / Б.В. Черников // Служба кадров. – 2000. – №7. – С. 53-57.

7. Черников Б.В. Обработка результатов обследования предприятия / Б.В.

Черников // Служба кадров. – 2000. – №11. – С. 62-69.

8. Черников Б.В. Электронный архив / Б.В. Черников, Л.А. Доронина // Служба кадров. – 2002. – № 1. – С. 74-80.

9. Черников Б.В. Информационные технологии хранения документов / Б.В.

Черников, Л.А. Доронина // Управление персоналом. – 2002. – №2 (67). – С. 39-43.

10. Черников Б.В. От учетных функций – к корпоративной культуре / Б.В.

Черников // Служба кадров. – 2002. – № 9. – С. 60-63.

11. Черников Б.В. «Электронная Россия» и документооборот / Б.В. Черни ков // Служба кадров. – 2003. – № 11. – С. 49-54.

12. Черников Б.В. Электронное правительство / Б.В. Черников // Служба кадров. – 2005. – №7. – С. 62- 13. Черников Б.В. Защита информации при передаче слабоформализуемых документов / Б.В. Черников // Безопасность информационных техноло гий. – 2009. – №3. – С. 131-140.

14. Черников Б.В. Технология хранения слабоформализуемых документов на основе лексикологического синтеза / Б.В. Черников // Информатика и ее применения. – 2009. – Т.3, вып. 4. – С. 64-75.

15. Черников Б.В. Лексикологический синтез слабоформализуемых доку ментов / Б.В. Черников // Информационные технологии и вычислитель ные системы. – 2009. – № 4. – С. 104-115.

16. Черников Б.В. Методология документационного обеспечения производст венных процессов машиностроительного предприятия / Б.В. Черников // Вестник машиностроения. – 2010. – №1. – С.73-79.

III. Статьи в других изданиях 17. Черников Б.В. Использование принципа лексикологического синтеза при формировании отчетной документации кафедры вуза / Б.В. Черни ков, Л.А. Доронина // Сб. «Кооперация на пороге ХХI века». – М.:

МУПК. – 1999. – С. 123-125.

18. Черников Б.В. Принцип лексикологического синтеза в технологии соз дания текстовых документов / Б.В. Черников // Секретарское дело. – 2000 – № 1. – С. 47-49.

19. Черников Б.В. Этапы разработки технологии автоматизированного фор мирования текстовых документов / Б.В. Черников // Делопроизводство. – 2000. – №2. – С. 45-47.

20. Черников Б.В. Совершенствование информационного обеспечения управ ленческой деятельности / Б.В. Черников, Л.А. Доронина // Мат. Межд.

конф. «Актуальные проблемы управления». – М.: ГУУ, 2000. – 76-78.

21. Черников Б.В. Структурирование информационных потоков при созда нии текстовых документов / Б.В. Черников, Л.А. Доронина // Делопро изводство. – 2000. – № 1. – С. 44-46.

22. Черников Б.В. Предпроектный этап автоматизации документационного обеспечения управления / Б.В. Черников, Л.А. Доронина // Мат. VIII Межд. науч.-практ. конф. «Документация в информационном обществе:

проблемы государственного регулирования ДОУ при переходе на элек тронные технологии». – М.: ВНИИДАД, 2001. – С. 52-54.

23. Черников Б.В. Документационное обеспечение обследования предпри ятия / Б.В. Черников // Делопроизводство. – 2001. – №1. – С. 39-48.

24. Черников Б.В. Новые информационные технологии хранения докумен тов в организации / Б.В. Черников, Л.А. Доронина // Делопроизводство.

– 2002. – №1. – С. 33-40.

25. Черников Б.В. Формирование электронного документа / Б.В. Черников // Служба кадров. – 2007. – № 11. – С. 97-102.

26. Черников Б.В. Системные аспекты создания слабоформализуемых доку ментов на основе способа лексикологического синтеза / Б.В. Черников // Мат. Всеросс. межвуз. науч.-практ. конф. «Актуальные проблемы ин форматизации. Развитие информационной инфраструктуры, технологий и систем». – М.: МИЭТ, 2007. – с. 29-35.

27. Черников Б.В. Лексикологический синтез – базис альтернативного спо соба защиты документов / Б.В. Черников // Сб. «Эффективный докумен тооборот в управлении бизнесом». VI конгресс «Инфодокум-2008». – М.: Торгово-промышленная палата РФ. – 2008. – С. 108-114.

28. Черников Б.В. Защита информации при передаче слабоформализуемых документов по каналам связи / Б.В. Черников // Мат. Всеросс. межвуз.

науч.-практ. конф. «Актуальные проблемы информатизации. Развитие информационной инфраструктуры, технологий и систем».– М.: МИЭТ, 2008. – с. 87-91.

29. Черников Б.В. Технология автоматизированного формирования слабо формализуемых документов / Б.В. Черников, А.М. Карминский // Сб. тр.

Третьей межд. конф. «Управление развитием крупномасштабных сис тем» MLSD’2009. – М.: Ин-т системного анализа РАН. – С. 398-408.

IV. Монографии 30. Карминский А.М. Информатизация бизнеса: концепции, технологии, сис темы / А.М. Карминский, С.А. Карминский, В.П. Нестеров, Б.В. Черников;

под ред. А.М. Карминского. – М.: Финансы и статистика, 2004. – 640 с.

31. Черников Б.В. Электронное правительство: от архитектуры к проектам, от проектов к реализации / Б.В. Черников, И.Н. Роденко. – М.: Прогресс, 2005. – 164 с.

32. Черников Б.В. Технологии подготовки документов на основе кибернети ческих методов / Б.В. Черников. – М.: Финансы и статистика, 2009. – 208 с.

33. Черников Б.В. Управление качеством информационных систем в эконо мике / Б.В. Черников, В.В. Ильин;

под ред. Б.В. Черникова. – М.: ИД «Форум», 2009. – 240 с.

V. Свидетельства об официальной регистрации программ для ЭВМ 34. Черников Б.В. Формирование рациона питания / Б.В. Черников. – Сви детельство РФ об официальной регистрации программы № 2007613308, 2007. – Бюл. № 4/61.

35. Черников Б.В. Программа дежурной медицинской сестры стационарно го лечебного отделения медицинского учреждения / Б.В. Черников. – Свидетельство РФ об официальной регистрации программы №2009612537, 2009. – Бюл. № 3/68.

36. Черников Б.В. Программа настройки сведений о стационарном лечеб ном отделении медицинского учреждения / Б.В. Черников. – Свидетель ство РФ об официальной регистрации программы № 2009612536, 2009. – Бюл. № 3/68.

37. Черников Б.В. Формирование протокола эндоскопического осмотра / Б.В. Черников. – Свидетельство РФ об официальной регистрации про граммы № 2009612395, 2009. – Бюл. № 3/68.

38. Черников Б.В. Автоматизированное формирование организационно распорядительных документов / Б.В. Черников. – Свидетельство РФ об официальной регистрации программы № 2009614475, 2009.

VI. Учебно-методические издания 39. Черников Б.В. Методология автоматизации документационного обеспе чения управления / Б.В. Черников. – М.: ГУУ, 2002, 12 с.

40. Карминский А.М. Информационные системы в экономике / А.М. Кар минский, Б.В. Черников.– М.: Финансы и статистика, 2006. – Ч. 1, 2. – 336 с., 240 с.

41. Черников Б.В. Информационные технологии управления / Б.В. Черни ков. – М.: ИД «ФОРУМ», 2008. – 352 с.



 

Похожие работы:





 
2013 www.netess.ru - «Бесплатная библиотека авторефератов кандидатских и докторских диссертаций»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.